就活をしていると、企業の人と電話で話す機会が増えます。
いきなり企業から電話がかかってきて、うまく話せるか不安を感じたことがある人も多いのではないでしょうか？
今回はそんな就活の電話マナーについて、注意点とシーン別の対応をご紹介していきます。電話対応のコツを知り、苦手意識を克服しましょう！
基本の電話マナー
基本的なマナー
・明るくはきはきとした声で話す。
・採用担当者の名前は基本的に「〇〇様」と呼ぶ。
・「もしもし」は使わない。
ビジネスシーンには適切ではありません。
・大切なことは復唱し、メモを取る。
後日再び電話で確認するなど、相手に無駄な手間がかからないようにしましょう。
・不在着信があった場合は、わかった時点で折り返す。
スピード感のある就活生は評価されやすい傾向にあります。担当者が不在の場合は伝言をお願いしましょう。留守電になっている場合は大学名と名前を名乗り、伝言を残します。
・相手が電話を切るまで待つ。
電話はかけた方が切るのがビジネスマナーですが、就活では相手が切るまで待った方が謙虚な印象になります。
電話を受け取るとき
・知らない番号からかかってきてもとりあえず出る。
企業の電話は非通知でかかってくる場合があるため、安易に無視しないようにしましょう。
・なるべく少ないコール数で出る。
3コール以内でとるのが理想ですが、コール数が経ってしまった場合は「お待たせして申し訳ありません」と一言添えるようにします。
・周囲が騒がしい環境の場合、速やかに静かな場所に移動しましょう。
電話をかけるとき
・騒がしくない場所からかけるのが原則です。
・大学名と名前を名乗り、用件は手短に説明します。
・始業直後・定時後は企業の人にとって忙しい時間帯である場合があるので、電話をする際は10時～12時か14時～16時にかけるようにしましょう。
・「本日はお忙しいところありがとうございました」など最後にお礼を述べる。
シーン別！電話対応のポイント（電話を受け取る場合）
電話がかかってきたが、対応が難しいとき
・折り返す旨を伝える。できれば当日の日中に、遅くとも翌日にはかけ直しましょう。
例：「申し訳ございません。只今電話での対応が難しいため、〇〇分後に折り返しお電話してもよろしいでしょうか？」
インターンや面接の日程調整で電話がかかってきたとき
・選考が絡む案内であった場合は、すばやく前向きな返事をするのが良い。
迷う時間が感じられるのはあまり良い印象を与えません。
例：「是非御社の面接をお受けしたいです。」
・日程が合わない場合は、出席できない旨だけ伝えればよい。
予定の中身まで伝える必要は特にありません。
例：「その日は外せない予定があるため、別日程で受けることは可能でしょうか？」
シーン別！電話対応のポイント（電話をかける場合）
折り返し電話をするとき
・大学名と名前を名乗り、折り返しの旨を伝えます。
例：「お忙しいところ恐れ入ります。〇〇大学の△△と申します。」
「〇時頃にお電話をいただき、折り返しご連絡いたしました。」
「不在にしており申し訳ありませんでした。」
インターンシップや説明会をキャンセルするとき
・まずはウェブからキャンセルできるか確認し、できない場合や当日キャンセルの場合は、わかった時点で採用担当に直接電話をかける。
例：「突然のご連絡となり申し訳ありません。」
「本日開催されるインターンシップに参加予定でしたが、〇〇のため参加が難しくなってしまいました。大変心苦しいのですが、欠席させていただくことは可能でしょうか？」
「お手数をおかけして申し訳ありませんでした。失礼いたします。」
まとめ
今回は就活の電話マナーについてご紹介しました。
電話はその場での対応が求められるため、事前にマナーや対応の仕方を知っておくことが大切です。
急な電話対応でも良い印象を持ってもらえるよう、適切なマナーを身につけておきましょう！